Que vous soyez à la tête d’une société commercialisant des portes et des fenêtres ou que vous en soyez simplement un client désirant effectuer un achat, vous aurez sans doute à compléter un bon de commande.
Mais en quoi consiste précisément un bon de commande ? Quelles sont les obligations du fournisseur et du client après la signature de celui-ci ? De quelle manière le rédiger convenablement ? Dans ce dossier, nous vous apportons des éléments de réponse à ces interrogations en précisant les démarches à suivre pour éviter de faire des erreurs au moment de compléter et conclure un bon de commande.
Différence entre un bon de commande et une facture de fenêtre et porte
Un bon de commande constitue un document élaboré au moment d’une vente effectuée entre un vendeur et un acheteur (un prestataire et un client) et qui décrit avec précision en quoi consiste la commande.
Ce dernier représente un élément non impératif, mais habituellement employé dans le cadre de la mise en vente de marchandises. Il est hautement conseillé de le rédiger, car il représente une espèce d’engagement. Pour les services, on remplace le plus souvent le bon de commande par le devis, qui poursuit le même objectif.
Les bons de commande sont établis par un acheteur qui désire se procurer des fenêtres ou des portes et qui souhaite garantir la livraison précise de ce qu’il a commandé, alors que les factures, elles, sont émises par le fournisseur, qui cherche à percevoir son paiement.
Les bons de commande sont en premier lieu adressés par le client au vendeur, ils décrivent précisément ce que doit contenir la commande de menuiserie et le moment de sa réception. Il contient des renseignements concernant par exemple la quantité de marchandises, un descriptif complet de celles-ci, leur coût, leur échéance ainsi que les termes du paiement.
Les factures ne sont transmises par le prestataire que lorsque la commande a été validée. Au moment de la facturation, les fournisseurs mentionnent généralement la référence du bon de commande de la fenêtre ou de la porte qui figure sur le document original, de sorte que la comptabilité peut vérifier que les renseignements inscrits dans chaque formulaire sont les mêmes.
Le fonctionnement d’un bon de commande d’une fenêtre ou d’une porte
Le processus de commande est parfois un peu complexe. Voilà une procédure de classique du côté de l’acheteur :
- En premier lieu, la direction de votre entreprise notifie au service des achats la nécessité d’effectuer un achat en termes de fenêtres et de portes. Pour ce faire, elle émet une demande d’achat ;
- Si le département approuve cette demande, il complète un bon de commande qui détaille précisément le contenu de l’achat ;
- Il est alors envoyé au prestataire, qui détermine s’il est en mesure d’exécuter cette commande et s’il est prêt à le faire. Dès qu’il la valide, elle acquiert une validité juridique ;
- De son côté, l’acheteur effectue le règlement correspondant au prix fixé (ou à une date ultérieure convenue, qui est indiquée sur le bon de commande) ;
- Le fournisseur de portes et de fenêtres livre la commande accompagnée d’une facture. Le département financier chargé de l’acheteur vérifie alors si la facture est en accord avec le bon de commande et si ces deux documents correspondent.